Ezért NE használj magán Gmail-fiókot a vállalati levelezéshez

Ha a vállalkozásod e-mail-címe @gmail.com, @outlook.com, vagy (ne adj’ isten) @citromail, @hotmail, @freemail végződésű, akkor érdemes mielőbb váltanod. Bár az utóbbi hárommal szerencsére már ritkábban találkozunk, a gmail-es és outlook-os „üzleti” címek továbbra is gyakran előfordulnak. Sokan ugyanis, személyes tapasztalat alapján, úgy gondolják, hogy egy új Gmail-regisztráció tökéletesen megfelel majd céges használatra.

Tévedés!

Ez ugyanis több ponton is problémás. Sem adatvédelmi, sem márkaépítési szempontból nem ajánlott így intézni az üzleti levelezést, ráadásul GDPR szempontból is ellenjavallott lehet. Nem is beszélve arról, milyen könnyen elveszítheted a kontrollt a saját vállalkozásod levelezése felett.

Fontos tisztázni: nem magával a Gmail-lel van a gond, hanem annak nem megfelelő használatával.

Hogyan kéne megfelelően használni a Gmailt?

A Gmail eredetileg magánszemélyeknek készült, és ingyenes szolgáltatás. Ám ahogy minden Google-terméknél, valójában az adatainkkal és hirdetések megtekintésével „fizetünk”. Ez nem azt jelenti, hogy a Google visszaélne az e-mailjeid tartalmával, de analitikai célokra, a szolgáltatásainak fejlesztéséhez és a célzott hirdetésekhez felhasználja a felhasználói adatokat.

Ha a vállalkozásod e-mailjeit is egy ingyenes magán Gmail-fiókon bonyolítod, akkor az üzleti levelek tartalmát is kiteszed ennek az adatgyűjtésnek. Ez bizony nem annyira oké, és nem igazán összeegyeztethető sem az EU-s GDPR , sem a hazai adatvédelmi előírásokkal.  

Biztonság és Google Workspace

A Google azonban gondolt a vállalkozásokra is: ezért hozta létre a Google Workspace-t. Ugyanazt a megszokott Gmail-felületet kapod, viszont itt nincsenek hirdetések, és nincs hirdetési célú adatgyűjtés sem. A Google nem dolgozza fel az ügyféladataidat, a céges információidat pedig szigorú biztonsági szabványoknak megfelelően őrzi.

Ha belegondolsz, hogy a levelek között valószínűleg rengeteg partneri információ, kapcsolatfelvételi adat vagy akár érzékeny adat is szerepel, nem mindegy, milyen biztonsági szinten tárolod őket. Itt a Google Workspace nagyon erős védelmet kínál, ami a GDPR szempontjából is sokkal kedvezőbb megoldás.

Hitelesség és márkaépítés

A Google Workspace használatával ráadásul saját domainű e-mail-címed lesz, tehát nem @gmail.com, hanem például @sajatcegedneve.hu lesz az emailed végén. Ez elsőre talán apróságnak tűnhet, de a megbízható, professzionális online megjelenés alapköve.

Ha egy érdeklődő, leendő ügyfél azt látja, hogy a céges kommunikáció @gmail.com címről érkezik, az könnyen azt a benyomást keltheti, hogy:

• „Biztos megbízható ez a cég?”
• „Ha még saját domainjük sincs, mennyire lehetnek profik?”
• „Lehet, hogy csak egy mellékes projekt, nem igazi vállalkozás.”

Minden komoly márkaépítési lépésnél alap, hogy a cég neve minél több helyen látható és felismerhető legyen, ez nincs máshogy az e-mail-címeid végződésében sem. Minden egyes e-mail a brandépítést szolgálja, ha a domainben szerepel a céged neve.

A kontroll megtartása

Ezzel talán nem mondunk újat: a saját céges levelezésed felett TE rendelkezz teljes felügyelettel. Ha minden kollégád magán Gmailt használ a céges levelezésre, semmi rálátásod nincs ezekre az e-mailekre.

Különösen kritikus ez, amikor bővül a csapat, vagy valaki kilép a cégből. Ha egy alkalmazott személyes Gmail-címét használja üzleti célra, bármikor megváltoztathatja a jelszavát, és hozzáférhet továbbra is az eddigi üzenetekhez, ügyféladatokhoz. Ez komoly kockázat lehet az ügyfélkapcsolatokra nézve, főleg ha az ex-kollegát nem a jóindulat vezérli a távozás után.

A Google Workspace esetében minden céges felhasználói fiók a te irányításod alatt áll. Ha valaki kilép, egyszerűen letilthatod a hozzáférését, és akár átirányíthatod a levelezését egy másik kollégához, így a vállalati kommunikáció sosem kerülhet illetéktelen kezekbe.

Miért éri meg a váltás?

• Adatvédelem: Nincsenek hirdetések, nincsenek személyes adatfelhasználási kockázatok.
• Saját domain: A levélcímek @sajatcegedneve.hu. formában jelennek meg, ami profibb és hitelesebb.
• Teljes kontroll: Nem veszik el a levelezés, sem a teljeskörű irányítás, ha valaki kilép, te kezeled az összes fiókot.
• Márkaépítés: Már a levelezéseid is hozzájárulnak az állandó márkaépítéshez

Összegzés

Akár most indítod a vállalkozásodat, akár már régóta benne vagy, ne hagyd, hogy apróságokon múljon a siker. Biztosíts professzionális és biztonságos környezetet a levelezésedhez, védd az ügyfeleid és partnereid adatait, és őrizd meg a kontrollt a céges e-mail-fiókok felett.

Felejtsd el a privát Gmail-fiókokat: a biztonság, a hitelesség és a profi megjelenés bőven megéri a Google Workspace (vagy bármely más, hasonló vállalati levelezőszolgáltatás) minimális költségeit. Ráadásul a márkádnak is hatalmas pluszt jelent, ha már a levelezésed is a saját domaineden zajlik.

Ha szeretnél tudatosan gondoskodni céged teljes online megjelenéséről, keress minket! Egy munkanapon visszajelzünk neked.